"詢價(jià)(Request for Quotation)"采購員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對于供應(yīng)商來說比較不會有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時(shí)，對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來方便其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報(bào)價(jià)。一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。 
　　一、詢價(jià)項(xiàng)目的"品名"與"料號"
首先，詢價(jià)項(xiàng)目的"品名"以及"料號"是在詢價(jià)單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報(bào)價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號"，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達(dá)十多個(gè)位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。
　　二、詢價(jià)項(xiàng)目的"數(shù)量"
通常供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)都需要知道買方的需求量，這是因?yàn)椴少徚康亩喙褧绊懙絻r(jià)格的計(jì)算。數(shù)量資訊的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量"；"不同等級的需求數(shù)量"，如數(shù)量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約"訂購數(shù)量"；或產(chǎn)品"生命周期的總需求量"。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。
在詢價(jià)時(shí)買方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無法得到好價(jià)格，便把需求量或采購量予以"膨脹"。此時(shí)，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，如果在真正進(jìn)行采購后，無法達(dá)到報(bào)價(jià)的預(yù)期數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商不是提高價(jià)格，便是在其他方面減少對客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應(yīng)很實(shí)在的與供應(yīng)商溝通，同時(shí)采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商，如此才能達(dá)到期配合、持續(xù)供貨的目的。
　　三、詢價(jià)項(xiàng)目的"規(guī)格書"
規(guī)格書是一個(gè)描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最"新版本"的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時(shí)應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。
　　四、詢價(jià)項(xiàng)目的"品質(zhì)"要求
表達(dá)詢價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行。 
　　A. 品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時(shí)間、降低采購花費(fèi)，也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗(yàn)的手續(xù)，因?yàn)橹恍璐_認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常也比較高，購買數(shù)量不多時(shí)使用品牌方式采購反而比較有利。
　　B. 或同級品("Or Equal")：其意義指的是具有能達(dá)到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報(bào)價(jià)也應(yīng)在詢價(jià)時(shí)注明，同級品的確認(rèn)使用必須要得到使用單位的接受。 
　　C. 商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(Commercial Standard)：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等，都有一個(gè)共通的完整描述。對于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對品質(zhì)上的誤解。
　　D. 材料與制造方法規(guī)格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當(dāng)對材料或制造方法有特定的要求時(shí)，必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為DIN歐規(guī)時(shí)，其相對應(yīng)的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。
　　E. 性能或功能規(guī)格(Performance or Function Specification)：此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達(dá)到的性能或功能，至于如何去制做方能達(dá)到要求的細(xì)節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來解決。
　　F. 工程圖面(Engineering Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
　　G. 市場等級(Market Grade)：通常用于商品如木材、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，由于市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時(shí)常等級的能力。
　　H. 樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
　　I. 工作說明書(Statement Of Work, SOW)：主要使用于采購服務(wù)項(xiàng)目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說明書除了應(yīng)該簡單明了外，對于所應(yīng)達(dá)到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范其績效的評估。工作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù)，也同時(shí)要能保留足夠的彈性，讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價(jià)值。